Apostille: co to jest i kiedy jej potrzebujesz
Jedno poświadczenie zamiast łańcucha legalizacji. I jedna rzecz, której prawie nikt nie mówi: między krajami Unii często w ogóle jej nie potrzebujesz.
Odpowiedź w skrócie
Apostille to urzędowe poświadczenie, że polski dokument jest autentyczny i może być użyty za granicą, w państwach konwencji haskiej z 1961 roku, do których należy też Hiszpania. W Polsce apostille nadaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, kosztuje 60 zł za dokument i ma postać naklejki z podpisem, pieczęcią i hologramem. Uwaga: między państwami Unii Europejskiej część dokumentów w ogóle nie wymaga apostille.
Co to jest apostille i po co istnieje
Hiszpański urząd albo notariusz nie ma jak sprawdzić, czy pieczęć polskiego urzędu stanu cywilnego jest prawdziwa. Apostille rozwiązuje to jednym poświadczeniem: potwierdza podpis, funkcję osoby podpisującej i tożsamość pieczęci. Dokument z apostille nie wymaga już żadnych innych uwierzytelnień w państwach konwencji.
Kiedy apostille NIE jest potrzebna
To najczęściej pomijana informacja. Na mocy unijnego rozporządzenia o dokumentach publicznych organy państw UE nie mogą żądać apostille na określonych dokumentach wydanych w innym państwie Unii: dotyczy to m.in. aktów urodzenia, małżeństwa czy zaświadczeń o niekaralności. Polska i Hiszpania obie są w UE, więc zanim zapłacisz i pojedziesz do urzędu, warto sprawdzić, czy Twój dokument w ogóle jej wymaga.
Jak uzyskać apostille w Polsce, krok po kroku
Apostille na polskich dokumentach urzędowych nadaje MSZ. Wniosek można złożyć osobiście, przez osobę trzecią albo korespondencyjnie. Opłata skarbowa wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Niektóre dokumenty wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia w innej instytucji (np. dyplomy uczelni czy dokumenty handlowe przez Krajową Izbę Gospodarczą). Apostille nie nadaje się na kserokopii ani na wydruku z ePUAP: potrzebny jest oryginał albo urzędowy odpis.
Apostille to nie wszystko: tłumaczenie przysięgłe
Apostille poświadcza autentyczność, ale nie tłumaczy dokumentu. Hiszpański notariusz czy urząd zwykle wymaga tłumaczenia przysięgłego na hiszpański. Kolejność ma znaczenie: najpierw apostille na oryginale, potem tłumaczenie całości razem z naklejką apostille.
Typowe sytuacje przy nieruchomościach
Pełnomocnictwo sporządzone u polskiego notariusza do zakupu mieszkania w Hiszpanii, akt małżeństwa przy zakupie do majątku wspólnego, dokumenty spadkowe po właścicielu nieruchomości w Hiszpanii: to najczęstsze dokumenty, które przechodzą przez apostille i tłumaczenie przysięgłe, zanim trafią do hiszpańskiego notariusza. Sprawdzamy z wyprzedzeniem, czego zażąda konkretna kancelaria notarialna, bo praktyka bywa różna.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest apostille?
To urzędowe poświadczenie autentyczności dokumentu do użycia za granicą, w państwach konwencji haskiej z 1961 roku. Potwierdza podpis, funkcję podpisującego i pieczęć. W Polsce ma postać naklejki z podpisem urzędnika, pieczęcią i hologramem.
Ile kosztuje apostille w Polsce?
Opłata skarbowa wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Wniosek składa się w Ministerstwie Spraw Zagranicznych: osobiście, przez osobę trzecią albo korespondencyjnie.
Czy dokument do Hiszpanii zawsze wymaga apostille?
Nie. Polska i Hiszpania są w Unii Europejskiej, a unijne rozporządzenie o dokumentach publicznych zwalnia część dokumentów (m.in. akty stanu cywilnego) z wymogu apostille między państwami UE. Warto to sprawdzić przed opłatą.
Czy apostille można nadać na kopii dokumentu?
Nie. MSZ nie nadaje apostille na kserokopii ani na wydruku z ePUAP. Potrzebny jest oryginał dokumentu albo urzędowy odpis.
Apostille czy tłumaczenie przysięgłe: co najpierw?
Najpierw apostille na oryginale, potem tłumaczenie przysięgłe całości, łącznie z treścią naklejki apostille. Odwrotna kolejność oznacza zwykle tłumaczenie od nowa.